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Comment gérer sa comptabilité en tant qu’auto-entrepreneur ?

La comptabilité est l’une des tâches les plus fastidieuses, répétitives et chronophages de toute organisation. C’est aussi la composante la plus vitale de l’entreprise.

Lorsque vous êtes un entrepreneur indépendant et que votre entreprise est encore jeune, il est judicieux de prendre en main votre propre comptabilité jusqu’à ce que vous ayez plus de liquidités.

Il peut sembler très intimidant si vous n’êtes pas habitué à diriger vos propres comptes. C’est facile une fois que vous avez compris les bases et que vous avez les bons outils.

Pour vous aider à bien gérer votre comptabilité, pensez à : ouvrir un compte bancaire, tenir un livre de recette, créer un système de paie, déterminer vos obligations fiscales, déterminer comment vous serez payé, faire un duplicata et opter pour des outils comptables innovants.

1/ Ouvrez un compte bancaire professionnel

Une fois que vous aurez légalement constitué votre entreprise, vous aurez besoin d’un compte bancaire pour déposer votre argent. L’ouverture d’un compte bancaire professionnel distinct évitera de confondre vos finances personnelles et professionnelles.

Il permet également de protéger vos actifs personnels en cas de poursuites judiciaires, d’audits et de faillite.

Et si vous avez besoin d’un financement supplémentaire de la part d’investisseurs, des dossiers financiers solides peuvent améliorer les chances d’approbation.

Commencez par ouvrir un compte chèque professionnel, suivi d’un compte épargne distinct, pour bien planifier les impôts et organiser les fonds. Ouvrez un compte d’épargne et mettez de côté au moins 25 % de votre revenu pour payer la retenue d’impôt sur le travail indépendant.

Une fois que vous avez votre compte bancaire professionnel, vous pouvez également obtenir une carte de crédit pour commencer à établir un crédit. Veillez à faire le tour des banques pour trouver les meilleures offres. Les comptes professionnels sont souvent assortis de frais mensuels, et certains offrent de meilleurs avantages que d’autres.

2/ Tenez un livre de recettes

En tant qu’auto-entrepreneur, comme tout autre propriétaire d’entreprise, vous devez justifier vos dépenses ou vos coûts dans un document appelé « grand livre ». Le grand livre résume et fournit des preuves de toutes vos dépenses professionnelles. Il est la base de toute comptabilité d’entreprise. C’est un registre chronologique qui doit être tenu quotidiennement.

Pour chaque reçu, vous devez enregistrer :

  • date de la vente ou du service,
  • numéro de la facture correspondante,
  • détail des pièces justificatives éventuelles,
  • montant de la recette,
  • nom du client,
  • type de dépense enregistrée,
  • mode de paiement.

Nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de comptabilité simple pour automatiser ces procédures. Elles peuvent devenir chronophages lorsqu’elles sont effectuées manuellement.

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3/ Créez un système de paie

Votre entreprise peut démarrer seule sur la liste de paie. Elle peut rapidement se développer et inclure plusieurs membres clés de l’équipe. Lorsque vous engagez une aide extérieure, vous devez déterminer si cette personne est un entrepreneur indépendant ou un employé.

Dans le cas d’un entrepreneur, vous devrez tenir compte du montant que vous payez à chaque personne. Les propriétaires d’entreprises sont parfois tenus de remplir des formulaires pour chaque entrepreneur à la fin de l’année fiscale. Vous devez conserver le nom et l’adresse de chaque entrepreneur dans vos dossiers à cette fin.

Pour les employés, vous devrez établir un calendrier de paie et vous assurer que vous retenez correctement les impôts. Les solutions comptables peuvent vous aider à cet égard, car beaucoup d’entre elles proposent la paie comme une fonctionnalité.

4/ Déterminer vos obligations fiscales

La structure juridique de votre entreprise détermine le montant des impôts que vous payez.

Si vous avez choisi une entreprise individuelle, vous déclarez le revenu de votre entreprise dans votre déclaration de revenus personnelle. Il faudrait retenir des impôts sur votre revenu et les remettre au gouvernement en fonction du montant de la retenue qu’une entreprise devrait normalement effectuer.

Les sociétés doivent payer des impôts à part ceux des propriétaires. Dans votre entreprise,  vous êtes imposable en tant qu’employé sur le revenu que vous percevez de l’entreprise.

5/ Déterminez comment vous serez payé

Votre entreprise ne peut commencer à gagner de l’argent que si vous disposez d’une méthode pour accepter les paiements.

Les auto-entrepreneurs peuvent utiliser divers outils de traitement de paiements, tels que :

  • PayPal,
  • espèces,
  • chèque,
  • virement bancaire,
  • virement électronique,
  • prélèvement.

Si vous acceptez les paiements hors ligne, vous aurez besoin d’un système de point de vente pour gérer les transactions à votre place. Les coûts du traitement des paiements peuvent varier en fonction du système que vous utilisez.

6/ Faites un duplicata

Faire des copies de ces documents comptables est obligatoire quand on est auto-entrepreneur. Même si tout est sous contrôle, il peut arriver que vous perdiez des données au moment le plus inopportun.

Vos documents comptables doivent être conservés jusqu’à cinq ans après leur date d’émission. Il se peut que l’on vous demande une ordonnance du tribunal et que l’on vous réclame tout document qui n’a pas plus de cinq ans.

De nos jours, il existe de nombreux moyens d’éviter de stocker des montagnes de documents pendant des années. Certaines plateformes en ligne vous permettent de conserver vos documents scannés, même s’ils sont également stockés sur papier dans un dossier au bureau.

Les solutions de stockage en ligne sont un excellent moyen d’y parvenir et de garantir une compatibilité optimale en cas de problème.

paiement des impôts

7/Optez pour des outils comptables innovants

Une majorité de comptables estiment aujourd’hui que la comptabilité traditionnelle ne suffit plus pour rester compétitif.

C’est là que les outils comptables entrent en jeu. Ils rendent le travail du service comptable plus facile et plus fluide et laisse plus de temps pour se concentrer sur les aspects décisionnels de la comptabilité.

Gagner du temps

Le plus grand avantage des outils de comptabilité est qu’ils permettent de gagner beaucoup de temps. Le système comptable rend la plupart des processus comptables beaucoup plus rapides, notamment la facturation, les relevés, les rapports et l’établissement du budget.

La plupart des données que vous vérifiez et saisissez manuellement peuvent être enregistrées automatiquement par l’outil comptable.

Réduire les coûts opérationnels

Bien que les outils de comptabilité eux-mêmes nécessitent un investissement, ils vous aident à économiser beaucoup d’argent à long terme. Les outils comptables éliminent la nécessité d’embaucher un comptable ou de facturer des heures supplémentaires nécessaires pour contrôler l’exactitude de vos livres.

Améliorer l’exactitude des données

Nous faisons tous des erreurs, n’est-ce pas ? Il en va de même pour les comptables. Et si les erreurs sont courantes, elles peuvent coûter très cher à votre organisation.

Avec un système d’automatisation de la comptabilité, vous pouvez réduire considérablement ces erreurs. La seule chose dont vous devez vous assurer est que les données saisies dans l’outil sont correctes.

Fournir rapidement des états financiers

Les états financiers, tels que les rapports sur les pertes et profits, les bilans et les états des flux de trésorerie, font partie intégrante de toute entreprise. Ils vous aident à comprendre la situation financière actuelle de votre organisation.

Les outils de comptabilité vous permettent de créer des rapports financiers en quelques minutes. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner la date et de créer le rapport.

Faciliter la déclaration d’impôts

La déclaration d’impôt sur le revenu est l’une des procédures les plus redoutées par les professionnels de la comptabilité. Avec autant de lois et de dispositions à respecter, cela peut vite devenir déroutant.

Une erreur mineure peut entraîner une lourde pénalité pour votre organisation. Avec un logiciel de comptabilité, la déclaration d’impôts devient plus pratique.

Renforcer la sécurité des données

Compte tenu de la hausse des cyberattaques, la nécessité de sécuriser les données est devenue importante.

Les logiciels de comptabilité en ligne d’aujourd’hui sont protégés par des couches de sécurité supplémentaires, telles que l’authentification à deux facteurs, l’accès autorisé et la sauvegarde régulière.

Gregory

Geek, passionné de publicité et de marketing ! Sur Thémavision, je vous parle de SEO, de SEA et plus généralement d'entrepreneuriat. Bonne lecture :)

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